HubSpot is een krachtig platform, met gestroomlijnde marketing en meer sales als misschien wel de opvallendste resultaten. Maar ik kan me voorstellen dat je een aanstaande implementatie ervaart als een sprong in het diepe. Niet onterecht, want 50% van de CRM-implementaties faalt. Reden? Gebrek aan een uitgewerkte strategie en te weinig draagvlak in de organisatie. Daarom geef ik je in dit blog de belangrijkste tips voor een succesvolle voorbereiding op een HubSpot-implementatie.
1. Definieer doelen per fase
In theorie kan HubSpot je hele tech stack vervangen. Maar meteen zo groot beginnen is vragen om problemen. Focus is dus key: formuleer vooraf heldere doelen en voorkom dat je tijdens de implementatie af gaat wijken van jouw stip op de horizon. Met doelen in het achterhoofd heb je steeds een kader waarbinnen je de keuzes maakt om HubSpot-mogelijkheden wel of juist niet in te zetten.
Formuleer ook subdoelen en gebruik deze om het implementatietraject op te delen in fases. Bepaal voor jezelf hoe succes eruitziet over bijvoorbeeld 30, 60, 90, 180 en 365 dagen. Dat helpt je ook direct met het prioriteren van activiteiten en het maken van een planning. Hoe start je bij de basis? Ik adviseer de onderstaande fasering te koppelen aan jouw 30, 60, 90 en 365-dagen doelen:
Fase 1
- Een HubSpot account set-up voor de juiste basisinstellingen;
- Het installeren van de tracking code op niet-HubSpot websitepagina’s;
- Het bepalen van gebruikers en hun rechten;
- Het instellen van de e-mailintegratie;
- Het instellen van het bedrijfslogo, standaardkleuren en bedrijfsinformatie;
- Het koppelen van de website, advertentieplatformen, etc.;
- Leg prioriteit bij het implementeren van één van de Hubs — afhankelijk van jouw specifieke doelstellingen — en configureer basisinstellingen.
Fase 2
- Implementeer en configureer de gekozen Hub op basis van het huidige proces;
- Migreer data van je huidige CRM-systeem naar HubSpot;
- Maak integraties met andere tools en systemen in je tech stack, prioriteer ook hier weer op basis van de gestelde doelen.
Fase 3
- Implementeer de overige Hubs die je wilt gebruiken op basis van bestaande processen.
2. Bepaal jouw scope
Met het formuleren van je doel baken je meteen de scope van het CRM-traject af. De mogelijkheden in HubSpot zijn immers zo breed dat starten met 1 of 2 HubSpot-onderdelen aan te bevelen is. Een goed uitgangspunt is bijvoorbeeld om te kijken welke van je huidige tools of systemen je allereerst wilt vervangen door HubSpot. Denk bijvoorbeeld aan:
- Je huidige CRM-systeem;
- Je huidige CMS-systeem;
- Je marketingtools zoals ActiveCampaign, MailChimp, HootSuite, etc.;
- Je tools om leads te analyseren.
HubSpot biedt binnen het platform alle tools die je nodig hebt om als organisatie te groeien. Meteen alles omzetten is risicovol. Denk dus in fases en hanteer de strategie die veel van onze klanten ook gebruiken; start met één of twee onderdelen, afhankelijk van je doelstelling.
3. Onderken impact op de organisatie
Zoals bij elke implementatie van software is het essentieel om vooraf een duidelijk beeld te hebben van de impact op jouw organisatie. Wat houdt de implementatie precies in? Welke stakeholders zijn erbij betrokken? Welke teams en collega’s gaan met het CRM-systeem werken? En wat wordt van collega’s verwacht om de implementatie succesvol te laten verlopen en het systeem effectief te gaan gebruiken?
Waar is draagvlak, communicatie en extra training nodig om het werken met HubSpot te vergemakkelijken? Fijn vooruitzicht: van veel klanten krijgen we terug dat HubSpot het werk van marketing en sales leuker heeft gemaakt. En ze nooit meer terug willen naar Excel voor CRM.
4. Doorgrond HubSpot
Kun je aan je eigen organisatie (of team) uitleggen hoe HubSpot werkt en wat de voordelen ervan zijn? Ja? Super! Nee? Steek dan zeker nog wat effort in het doorgronden van het systeem. Want dat helpt je precies te zien hoe jouw organisatie van HubSpot gebruik zou moeten maken. Zo’n scherp begrip van HubSpot voor de realisatie van jouw doelen zorgt niet alleen voor focus, het brengt je nog veel meer!
HubSpot laat je ook inzien welk effect de implementatie van het systeem heeft op (werk-)processen binnen jouw organisatie. De kennisbank en HubSpot Academy zijn prima manieren om vertrouwd te raken met HubSpot, de tools en de manier van gegevensbeheer in HubSpot.
5. Samenwerken met een HubSpot partner?
Hoe goed je je ook voorbereidt en gebruik maakt van de uitgebreide kennisbank van HubSpot, de kans is groot dat een implementatie overweldigend blijft aanvoelen. Het kan geen kwaad om te kijken of je kunt samenwerken met een HubSpot–expert die gespecialiseerd is in het helpen van bedrijven met het succesvol implementeren en onboarden van HubSpot. Vaak bieden HubSpot–partners ook gerichte trainingen om snel up en running te zijn en vertrouwd te raken met de software.
Natuurlijk helpen wij je ook graag om van jouw HubSpot-implementatie een succes te maken en duurzame groei te realiseren. Wil je vrijblijvend sparren? Of heb je een vraag over jouw implementatietraject? Neem gerust contact met mij op om vrijblijvend te sparren.
